6.4 C
Ankara

Kalite Yönetim Sistemlerine Yeni Başlayanlar İçin Kılavuz

Şirketinizin daha iyi üretkenlik ve daha az atık elde etmesini ister misiniz? Daha az müşteri şikayetine ne dersiniz? Aradığınız çözüm bir kalite yönetim sistemi olabilir. Ne yazık ki, kalite yönetim sistemleri oldukça karmaşıktır ve birçok şirket bunları başarıyla uygulamakta zorlanıyor.

KYS’ye Yeni Başlayanlar Kılavuzu, kalite yönetim sistemlerinin ne olduğunu ve günlük operasyonlarında iş fonksiyonlarınızı iyileştirmeye nasıl yardımcı olabileceklerini tam olarak anlamanız için ihtiyaç duyduğunuz bilgi, araç ve kaynakları size sağlamak üzere tasarlanmıştır. Bu kılavuz ayrıca size bir KYS’yi işletmenize nasıl başarılı bir şekilde uygulayacağınızı öğrenmenize yardımcı olabilecek araçlar ve kaynaklar sağlar.

Her bölüm, size daha fazla bilgi sağlayan kaynak bağlantılarıyla birlikte KYS’yi anlamak için temel bir unsuru ana hatlarıyla belirtir. KYS’yi tam olarak anladığınızdan emin olmak için bölümleri sırayla takip etmeniz ve her bölümün kaynaklarını incelemeniz önerilir. Herhangi bir sorunuz varsa, kalite yönetim sistemi uzmanlarımız sorularınızı yanıtlamak için hazır bekliyor.

Kalite yönetim sistemi hakkında en çok sorulan sorular

Kalite yönetim sistemi nedir ve neden önemlidir?

Şirketler günümüzde karlılığı artırmak için kalite yönetim sistemlerini nasıl kullanıyor?

Kaliteyi yönetmenin farklı yöntemleri nelerdir?

En büyük kalite engellerinden nasıl kaçınır?

Riskleri oluşmadan nasıl görebiliriz?

Kalite yönetim sistemi nedir ve neden önemlidir?

En basit ifadeyle, kalite yönetim sistemi, müşteri beklenti ve gereksinimlerinin karşılanmasını veya aşılmasını sağlamak için kalitenin sürekli iyileştirilmesini amaçlayan iş süreçleri ve fonksiyonlarının bir toplamıdır.

Organize yapılar, yöntemler, teknikler, politikalar, prosedürler, süreçler ve kaynaklar çerçevesi olarak ifade edilen kalite yönetim sistemleri aynı zamanda şirketlerin sorumlulukları, programları, ilişkileri, sözleşmeleri ve anlaşmaları çevre, gıda ve ürün güvenlik standartları.

Kalite Yönetim Sisteminin Tarihçesi: Neden Başladı ve En Önemli Keşifler

Kalite hareketi 13. yüzyılın sonlarına kadar izlenebilse de gerçek kalite yönetim sistemleri aslen bir Amerikalı tarafından geliştirildi ve 1950’lerde Japonya’da uygulandı. Bir organizasyon içinde kalitenin nasıl artırılabileceğini yöneticilere iletmeyi amaçlayan orijinal on dört nokta, iki önemli konsepte odaklandı:

Kötü ürün veya hizmet tasarımı, uygun olmayan malzemeler, kötü fiziksel koşullar, uygun olmayan konşimentolar vb. gibi hataların yaygın, sistemik nedenleri (çok sayıda personel, makine veya ürünün neden olduğu veya paylaştığı);

Ve uygun beceri veya eğitim eksikliği, yetersiz malzeme, bozuk ekipman vb. gibi özel hata nedenleri (bireysel çalışanlardan, ürünlerden veya ekipmandan kaynaklanır).

Kaliteyi “kullanıma uygunluk” olarak tanımlayan https://www.qad.com/blog/2018/03/beginners-guide-to-quality-management-systems?adlbelge gibi diğer etkili kişiler de Japon kuruluşlarla çalışmaya başladı. Tasarımdan son tüketiciye kadar tüm yaşam döngüsü boyunca bir ürünün kalitesine odaklanan kapsamlı bir yaklaşımın geliştirilmesinden sorumluydu. Şirketlerin kalitenin her bir parçasını ve sürecini inceleyerek tüketicilerin yüzde yüz güvenebilecekleri bir ürün yaratabileceğine inanıyordu.

Kaliteye ve tüketicilerinin memnuniyetine çok fazla odaklanarak, Japon pazarı imalat endüstrisine hakim olmaya başladı. 1980’lere gelindiğinde, Amerikan şirketleri, yabancı rakiplerine karşı ayakta kalabilmek için önemli değişiklikler yapmaları gerektiğini anlamaya başlamışlardı. İlk devreye giren https://www.turkak.org.tr/duyurular/iso-90012015-standardi-gecisi-ile-ilgili-duyuru.html Adlbelge şirketi oldu. Organizasyonlarını kalite odaklı bir işletmeye dönüştürmelerine yardım etmesi için çağrıda bulundular.

Şirketler Günümüzde Karlılığı Artırmak İçin Kalite Yönetim Sistemlerini Nasıl Kullanıyor?

Bir KYS’nin vurgusu kar üzerine yapılmasa da uygun uygulama bir şirketin kârlılığını artırabilir ve çoğu zaman da artırır. Aslında, birçok kuruluş, kalite yönetim sistemlerini, bir KYS çerçevesine bakıldığında hemen görülmeyebilecek gizli ve dikkate alınmayan faydalar yoluyla, kazançlarını hızla artırmak için başarıyla kullanmıştır. Bu faydalar şunları içerir:

Verimlilikte somut kazançlar

Şirket kaynaklarının kullanımında artan etkinlik

Tekrarlanan işlere yol açan iyileştirilmiş müşteri sadakati

Devir oranlarını azaltan yüksek çalışan ve şirket morali (böylece yeni çalışanların eğitim maliyetlerini düşürür)

Şirketin büyümesini ve genişlemesini teşvik eden zorlu hedefler ve hedefler

Her seviyedeki çalışanlardan açık iletişimi ve aktif katılımı teşvik eden bir hesap verebilirlik duygusu ve bireysel katkı anlayışı

Fırsatlara ve engellere hızlı ve uygun tepkiler veren esneklik

Kusurları, üretimdeki ve müşteri memnuniyetindeki boşlukları ve süreçler, hedefler veya işlevlerdeki temel sorunları tespit edebilen ölçülü ve kapsamlı izleme ve izleme sistemleri ve çok daha fazlası.

Kaliteyi Yönetmenin Farklı Yöntemleri

Her işletmenin kendine özgü ürünleri, hedefleri, değerleri ve inançları vardır. Kalite yönetim sistemleri bu farklılıkları benimsemeli ve yansıtmalıdır. Bunu mümkün kılmak için, her biri kendi avantajları, dezavantajları ve yetenekleri olan birçok farklı kalite yönetim sistemi türü vardır. Aşağıdakiler en sık kullanılanlardır.

Standart Sistemler:

Standartlaştırılmış sistemler, bir dizi federal kod ve düzenlemeyi takip eden herhangi bir kalite yönetim sistemidir. Bunlar arasında ISO 9000/9001, ISO 13485, ISO 14000/14001, ISO 14971, ISO 17025, ISO 22000, HACCP, TS 16949, ISO 45001 gibi ISO sertifikalarıdır. Bu standartları takip etmeye çalışan kuruluşlar tüm kriterleri karşılamalı ve ayrıntılı denetimlerden geçmelidir. Bazı sektörlerde bu bir zorunluluktur. Diğerlerinde, şirketin hedeflerine ve genel hedeflerine hitap eden belirli faydalar sağlayabilir.

Toplam Kalite Yönetimi

Toplam kalite yönetimi, bir işletmenin her alanında kalitenin vurgulandığı bir yönetim yaklaşımıdır. Hedefler, şirketin üretkenlik ve kalite hedeflerine katkıda bulunup bulunmadığını veya bu hedeflere zarar verip vermediğini belirlemek için her bir süreci ve faaliyeti parçalayarak kaliteli ürün ve hizmetin uzun vadeli geliştirilmesine odaklanır. Sapkın süreçler ve işlevler, esnek stratejilerin geliştirilmesi yoluyla şirketin hedefleri, değerleri ve inançları ile uyumlu hale getirilir.

Sürekli Kalite İyileştirme

CQI, asla tatmin edilmeyen bir kalite sistemidir. Sürekli ve sürekli iyileştirme odağı, süreçlere ve işlevlere daha az odaklanır ve ekiplerin ve bireylerin kaliteye giden yolda oynadıkları role daha fazla vurgu yapar. Ödüller, bu kalite yönetim sisteminin ayrılmaz bir parçasıdır. “Planla, Yap, Kontrol Et, Önlem Al” yaklaşımı, CQI’yi tek veya birincil kalite yönetim sistemi olarak kullanamayanlar da dahil olmak üzere birçok sektöre ve şirkete uyacak şekilde uyarlanmıştır.

Kalitede mükemmelliği hedefleyen disiplinli, veri odaklı bir yaklaşım ve metodolojidir. Tanımlama, ölçme, analiz etme, iyileştirme ve kontrol etme gibi özel olarak belirlenmiş süreçlerin uygulanması yoluyla iyileştirme ve sapmanın azaltılması sürecine odaklanır. Motorola ve General Electric gibi milyonlarca dolarlık şirketler tarafından kullanılan ve hedefleyen işletmeler, bu KYS’nin nasıl çalıştığını öğrenmek için tipik olarak yoğun ve özel eğitim süreçlerinden geçer.

En Büyük Kalite Yönetim Sistemi Problemleri

Kalite yönetim sistemlerinin sunacağı pek çok fayda olduğu açıktır, ancak bunlar engelsiz değildir. Aslında, bir KYS’nin başarısız bir şekilde uygulanması, bir şirketi kalite ve kârlılık hedeflerinden çok daha uzağa götürebilir. Bu engellerin farkında olmak ve bunlardan nasıl kaçınılacağının net bir şekilde anlaşılması, işletmelerin böyle bir kaderden kaçınmasına yardımcı olabilir. Aşağıdakiler, herhangi bir kalite yönetim sisteminin başarılı bir şekilde uygulanmasının önündeki en büyük (ve en zararlı) engellerin bir listesidir.

Düzensiz Organizasyonlar

Düzensizlik bir şirketin neredeyse her bölümünü etkileyebilirken, belge kontrolü genellikle en kritik olanıdır. Önemli sistemleri, süreçleri, işlevleri ve prosedürleri düzenlemek ve kontrol etmekten sorumlu olan belgeler, bir şirket içindeki hemen hemen her eylemi yönlendirir. Bu alandaki sorunlar olduğunda, bu önemli belgelerin izlenmesi, izlenmesi, güncellenmesi, erişilmesi, bulunması ve dağıtılması zor ve sıkıcı hale gelir. Hatalar somut bir sorun haline gelir. Zaman boşa gitti. Çalışanlar sinirli, kafası karışmış ve hoşnutsuz hale gelir. Ve şirketinizin üretkenlik, kalite ve karlılık hedefleri çöküyor.

Belge kontrol yönetimi yazılım programları, en sık karşılaşılan belge kontrol sorunlarından bazıları için bir çözüm sunabilir. Ancak, tüm belge kontrol çözümlerinin eşit derecede faydalı olmadığını anlamak önemlidir. Bazıları diğerlerinden daha fazla işlevsellik ve güvenlik sağlar ve bazıları mevcut işletim sisteminizle çalışmayabilir. Şirketinizin ihtiyaçlarını ve hedeflerini net bir şekilde anlamak, işletmeniz için en iyi belge kontrol yazılımını seçmede çok önemli olacaktır.

Rekabetçi piyasa, birçok şirketi ürün ve hizmetlerinin kalitesini artırmaya zorlamış olsa da yapılması gereken iş miktarı ile bu işi tamamlamak için işçi istihdam etmek için mevcut fonlar arasında bir eşitsizlik de yarattı. Personel sirkülasyonu sorunları, yüksek ciro veya kaza oranlarına sahip sektörlerde de mevcut olabilir.

Bunun arkasındaki neden ne olursa olsun, personel sıkıntısı çeken işletmelerin, genel çalışan memnuniyetsizliğinden ve hatta daha yüksek cirolardan, bitmemiş işlere ve hatalardaki artışa kadar çeşitli sorunlar yaşaması muhtemeldir. Sonuçlar geniş kapsamlıdır ve daha düşük kalite, kalite yönetim sisteminden sapma, başarısız denetimler, azalan müşteri memnuniyeti ve satışlarda ve karlarda düşüş gibi sorunları içerebilir.

Personel sorunlarının çözülmesi zor olabilir. Bir yandan, daha fazla çalışanı işe alabilirsiniz, ancak bütçe buna izin vermiyorsa, o zaman başka çözümler bulmalısınız. Kutunun dışını düşün. “Daha Azla Daha Çok İş Yapın” zihniyetini düşünün ve çalışanlarınızın gereğinden fazla çalıştırılmaması için şirketinizin verimliliğini artırmanın yollarını bulun. Böyle bir planı başarılı bir şekilde uygulayın ve moralinizin arttığını, daha az hata olduğunu ve hem üretkenlik hem de kalitedeki artışları çok iyi görebilirsiniz.

Bir kalite yönetim sistemi uygulamak, birçok değişiklik yapmak anlamına gelir; bazıları büyük, bazıları küçüktür. Ancak hepsinin başarılı olması için tek bir temel bileşene ihtiyacı var: çalışanlarınızın işbirliği ve yardımı. Ne yazık ki, insan doğası gereği değişime karşı dirençlidir. Bu, değişiklik olumlu olduğunda bile geçerli olabilir. Peki, insan doğasıyla nasıl mücadele eder ve gerçekleşmek üzere olan tüm değişikliklere çalışanlarınızı dahil edersiniz? İşin püf noktası, meselenin insan doğasını değiştirmekten daha çok direnişin arkasındaki temel nedeni ele almakla ilgili olduğunu anlamaktır.

Değişime dirençten herhangi bir sayıda neden sorumlu olabilir. Korku, sinizm, şüphecilik, samimiyet eksikliği duyguları liste gerçekten sonsuzdur. Bu sorunlarla mücadele etmek için insan doğasını kucaklamalısınız. Ayrıca etkili bir iletişimci ve takip etmeye değer bir lider olmalısınız. En önemlisi, küçük kazanımları kutlayarak ve başarısızlıkları bekleyerek değişimin zor olduğunu kabul edin.

En İyi Planlara Sahip Olmamak

En azından bazı temel dilleri bilmeden yabancı bir ülkeye seyahat edemezsiniz ve daha önce hiç ziyaret etmediğiniz bir yere harita olmadan girmezsiniz. Peki neden bu kadar çok işletme uygun bir plan olmadan bir kalite yönetim sistemi uygulamaya çalışıyor? Belki de böyle bir planı nasıl oluşturacaklarından emin değillerdir? Ya da belki birine ihtiyaç olduğunun farkında değiller mi? Ya da ilk etapta neden bir kalite yönetim sistemini uygulamak istedikleri konusunda tam olarak net değiller. Sebebi ne olursa olsun, felaketin formülüdür.

Bu yaygın sorunun çözümü oldukça açık: bir plan oluşturmanız gerekiyor. Tabii ki, kalite yönetiminde ve bazen belirsiz kuralları, düzenlemeleri, yönergeleri ve kavramları konusunda yeniyseniz, bu imkansız bir görev gibi görünebilir.

Bunun yerine şirketinizin hedef ve değerlerinin ne olduğuna ve müşterilerinizin ne istediğine odaklanın. Bunlar, kalite yönetimi uygulama planınızın mihenk taşlarıdır. Bir kılavuzun, kuralın, kavramın veya düzenlemenin işletmenize nasıl uygulanacağını belirlemek için kullanacağınız şeylerdir. Ve eğer yardıma ihtiyacınız olursa, bir uzmana sormaktan korkmayın.

Risklerden Kaçınmak

Organizasyon, bir KYS’nin başarılı bir şekilde uygulanmasında çok önemli bir faktör olduğundan ve şirketlerin “daha azıyla daha fazlasını” yapması gerektiğinden, iş fonksiyonlarını iyileştirmeye yardımcı olabilecek otomasyon ve organizasyon araçlarını düşünmek mantıklıdır.

Ancak, süreçleri, işlevleri, programları, prosedürleri veya KYS’nizin diğer yönlerini otomatikleştirirken dikkatli davranmalısınız. Doğru yapılmazsa, kendinizi kelimenin tam anlamıyla otomatikleştirebilirsiniz. Gerekli belgeleri bulmak veya değiştirmek imkansız hale gelir, programlar zamanında çıkmaz veya yanlış bakım bileti gönderilir, düzeltici eylemler tıkanır veya kritik eylemler ertelenir.

Buna karşılık, iyi uygulanmış, iyi planlanmış, etkili otomasyon sistemleri, üretkenlikten çalışan moraline kadar her şeyi iyileştirme potansiyeline sahiptir. Hepsinden iyisi, doğru otomasyon sistemleri, kaliteyi, üretkenliği veya karı olumsuz etkilemeden günlük görevleri daha kolay, daha iyi organize edebilir ve pratik olarak sorunsuz hale getirebilir.

- REKLAM -